giao tiếp thanh lịch

Gọi điện chính là cách để chúng ta kết nối với mọi người ở khắp nơi, kể cả trên thế giới. Tuy nhiên, điều này cũng gây ra những hiểu lầm hay tình huống khó xử không đáng có vì chúng ta không thể hiểu được cảm xúc của nhau khi cách 1 màn hình. Vậy những lỗi cần tránh khi sử dụng điện thoại và những nguyên tắc giao tiếp thanh lịch qua điện thoại là gì?

Các quý cô của Maggie cùng tìm hiểu ngay trong bài học này nhé.

  • Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp thanh lịch qua điện thoại
  • Những nguyên tắc khi nghe điện thoại để tạo nên lối giao tiếp thanh lịch
  • Kiểm soát âm lượng và tốc độ
  • Nhắn tin thanh lịch

Những nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp thanh lịch qua điện thoại

Tập trung vào người đối diện

Điều này rất quan trọng bất kể đó là 1 cuộc họp quan trọng, 1 buổi tối cùng gia đình hay chỉ là 1 cuộc gặp gỡ bạn bè thân thiết. Hãy dành cho người đối diện sự tôn trọng vì đó là văn hóa tối thiểu mà 1 quý cô cần có.

Khi người khác dành thời gian và công sức để ngồi và chuyện trò với chúng ta, tại sao không thể lịch sự đáp lại tình cảm đó phải không nào? Trong trường hợp bạn biết rằng sẽ có một cuộc gọi hoặc sự ngắt quãng giữa chừng trong cuộc trò chuyện, hãy thông báo với người đối diện để họ hiểu và xin phép ra ngoài để làm điều đó.

Để điện thoại ở chế độ im lặng

Trong một cuộc hẹn, bạn nên đặt điện thoại về chế độ im lặng và úp điện thoại xuống mặt bàn, mặt ghế. Bạn cũng có thể nên tránh việc để điện thoại trên mặt bàn hay những chỗ dễ để ý vì nó có thể làm bạn mất phân tâm và không tập trung vào người đối diện.

Nếu bạn đang đợi 1 cuộc gọi hoặc thông báo quan trọng, hãy báo trước với đối phương rằng bạn sẽ phiền họ để nghe điện thoại một chút. Điều này hoàn toàn có thể thông cảm và chấp nhận được.

Để điện thoại ở chế độ riêng tư

Khi một nhóm bạn ngồi cùng nhau và có 1 người luôn chăm chú lướt điện thoại không rời, bạn nên đánh giá lại mức độ quan trọng của cuộc gặp mặt này. Phụ nữ giao tiếp thanh lịch không chỉ biết tôn trọng người khác mà còn phải biết quý trọng thời gian của chính mình và mọi người.

Vì vậy, việc kết thúc một cuộc hẹn sớm hơn dự định với sự cảm thông và từ tốn sẽ càng làm tăng khả năng giao tiếp thanh lịch của bạn mà không làm phương hại tới bất cứ mối quan hệ nào.

Những nguyên tắc khi nghe điện thoại để tạo nên lối giao tiếp thanh lịch

Ở đâu đó, sẽ có đôi lần bạn bắt gặp một người nói chuyện điện thoại lớn tiếng và ồn ào trong văn phòng, trong thang máy hay ở nơi công cộng gây khó chịu với mọi người xung quanh. Để đảm bảo sự bí mật cho nội dung cuộc trò chuyện và không làm ảnh hưởng tới người khác, bạn nên nói chuyện điện thoại trong không gian riêng tư.

Một nơi không người hoặc ít người qua lại, hành lang, phòng họp không người hay buồng điện thoại công cộng,… là những nơi lý tưởng cho các cuộc gọi mà không sợ bị làm phiền hay làm phiền ai.

Và lưu ý nhỏ dành cho bạn đó là hãy tránh nghe điện thoại trong nhà vệ sinh. Nhà vệ sinh ở cơ quan hay ở nơi công cộng thì cũng đều là khu vực mà người khác có thể dễ dàng nghe (lén) được cuộc gọi của bạn vì nó hoàn toàn không cách âm. 

nghe điện thoại giao tiếp thanh lịch
Nghe điện thoại ở nơi ít người và yên tĩnh

Bạn đã bao giờ bị bất ngờ và bật ngửa khi nhận được sự phản hồi điện thoại từ một người quen nhưng chưa lưu số của mình? “Ai đó?”, “Có việc gì không?”, “Ai thế, tìm tôi có chuyện gì?”,… là những lời thoại thường xuyên xuất hiện trong những cuộc gọi như vậy.

Có thể người đối diện cũng đang ở vào tình thế có chuyện không vui hoặc buồn bực dẫn tới thái độ gắt gỏng khi trả lời điện thoại. Tuy nhiên dù thế nào thì bạn cũng cảm thấy một chút khó chịu, hoặc bực tức, thậm chí giận dỗi nữa phải không? Câu chuyện xuyên suốt cuộc gọi đó cũng khó có thể tiếp diễn với trạng thái tích cực. 

Thói quen chào hỏi nhã nhặn sẽ thế hiện sự giao tiếp thanh lịch trong những trường hợp như vậy. Khi có bất cứ số lạ nào gọi tới, dù là người quen chưa kịp lưu số hay nhân viên tiếp thị telesales, hãy cứ bình tĩnh, chào hỏi nhã nhặn và từ tốn. Người ở đầu dây bên kia sẽ cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn, kể cả khi bạn từ chối sản phẩm của họ.

Kiểm soát âm lượng và tốc độ

Không chỉ trong giao tiếp offline (face-to-face), việc kiểm soát âm lượng và tốc độ trong giao tiếp online cũng quan trọng không kém.

Bạn nên điều chỉnh âm lượng và tốc độ giọng nói vừa phải. Nếu sợ người đối thoại không nghe thấy hoặc không nghe kịp điều mình nói, hãy hỏi lại và điều chỉnh giọng theo ý kiến của họ để cuộc gọi đạt chất lượng tốt nhất. 

âm lượng và tốc độ giọng nói giao tiếp thanh lịch
Kiểm soát âm lượng và tốc độ giọng nói

Gọi thoại là môi trường online và không có sự trao đổi về mặt cảm xúc. Chính vì thế mà những hiểu lầm cũng có thể xảy ra.

Vì vậy, bí quyết cho cuộc hội thoại online trọn vẹn đó là cố gắng nói bình tĩnh, rõ ràng, gãy gọn câu từ, giữ cho cảm xúc ở trạng thái tích cực. Đối phương hoàn toàn có thể cảm nhận được sự lạc quan và vui vẻ qua giọng nói của bạn mặc dù không thể nhìn thấy nhau.

Trong nhiều trường hợp khi người bạn cần giao tiếp là đối tác quan trọng và họ chưa lưu số điện thoại của bạn, bạn có thể bắt đầu cuộc hội thoại với việc nhắn tin.

Qua tin nhắn, bạn có thể giới thiệu về tên, nơi mình làm việc và xin phép được gọi vào một giờ cụ thể và hỏi sự đồng ý từ phía họ. Bởi nhiều người sẽ không nghe điện thoại từ số lạ. Điều này sẽ tránh việc cuộc gọi của bạn bị người khác từ chối. Có thể tin nhắn của bạn được trả lời hoặc không, nhưng dù sao thì sự giao tiếp thanh lịch của bạn cũng được đánh giá cao.

Nhắn tin thanh lịch

Việc nhắn tin cũng có thể trở thành công cụ giao tiếp thanh lịch và hiệu quả hơn nếu chúng ta biết và khắc phục được những lỗi cơ bản. Lỗi sai đầu tiên thường gặp khi nhắn tin đó là việc sai chính tả, viết tắt và thiếu dấu câu.

Việc sử dụng teencode (từ ngữ tuổi teen), ký tự đặc biệt hoàn toàn có thể hiểu được ở lứa tuổi các bạn trẻ, nhất là các bạn gen Z hiện nay. Tuy nhiên, nếu hướng tới hình ảnh 1 quý cô thanh lịch, bạn nên tránh điều này càng nhiều càng tốt nhé.

Hãy luôn chỉn chu trong câu từ, viết đầy đủ dấu câu, không viết tắt, hạn chế sai chính tả trong mỗi tin nhắn gửi đi.

giao tiếp thanh lịch khi nhắn tin
Thanh lịch khi nhắn tin

Một quý cô giao tiếp thanh lịch sẽ biết tiết chế cảm xúc, bình tĩnh chờ đợi sự phản hồi tin nhắn từ đối phương chứ không dồn dập, nhắn liên tục cho 1 người khi không nhận được hồi đáp.

Khi thời gian chờ quá lâu, bạn có thể gọi điện trực tiếp chứ không nên “khủng bố tin nhắn” của họ. Đó hoàn toàn không phải biểu hiện giao tiếp thanh lịch mà quý cô nên có.

Những điều trên không phải điều gì quá lớn lao và to tát phải không nào các quý cô? Những điều đơn giản, nhỏ nhặt nhưng chỉ cần chúng ta chú tâm và để ý hơn một chút thì hình ảnh thanh lịch, duyên dáng của chúng ta sẽ giá trị và được nâng lên rất nhiều.

Chúc các quý cô xinh đẹp của Maggie sẽ thực hành thật tốt bài học giao tiếp thanh lịch này trong tất cả các cuộc hội thoại online nha.

Facebook Comments

Leave a Reply